6 astuces pour gagner du temps
dans son travail
Quelles sont les 6 astuces pour gagner du temps dans son travail ?
Terminer vos tâches, répondre à vos clients, atteindre vos objectifs… Beaucoup souhaiteraient avoir des journées plus longues pour avancer plus vite dans leur travail. Cependant, les journées ne sont pas extensibles !
Ainsi, il est nécessaire de trouver des astuces pour gagner du temps dans son travail. Nous vous en dévoilons quelques-unes dans cet article.
Faire des listes de vos tâches
Une des astuces pour gagner du temps dans son travail : faire des listes !
En effet, au quotidien, vous êtes sollicités de partout ! Que ce soient vos collaborateurs, votre manager ou vos clients, vous recevez des demandes régulièrement. Vous pouvez avoir des demandes par téléphone, sur le formulaire de contact de votre site, par email, de vive voix…
Cela peut être des demandes, des questions ou encore des urgences.
Les demandes se retrouvent pêle-mêle dans votre esprit et sur différents supports de communication. L’idéal est donc de lister toutes ces tâches à traiter sur un document. Le plus pratique est un document informatique car sur papier, il sera difficile de vous organiser, de déplacer des tâches etc. Les outils informatiques sont plus efficaces et permettent de gagner du temps.
Vous pouvez dresser plusieurs listes. Par exemple, vous pouvez avoir une liste pour les demandes de vos clients. Vous pouvez également créer une liste des tâches non urgentes, qui peuvent être traitées ultérieurement. Vous pouvez aussi écrire la liste des tâches que vous avez assignez à vos collaborateurs. Cela permet de balayer cette liste pour vérifier que le traitement des tâches avance.
Définir les priorités
Parmi les astuces pour gagner du temps dans son travail figure évidemment la définition des priorités. Pour gagner du temps, il est nécessaire de s’organiser. Cela évite de partir dans tous les sens ou de traiter plusieurs tâches à la fois. Si vous n’êtes pas organisé, le risque est aussi d’oublier certaines tâches.
Ainsi, vous pouvez définir les grandes priorités de la journée. Chaque matin, reprenez vos tâches et choisissez les plus urgentes à traiter ! De plus, cela vous permet d’avoir un objectif à tenir chaque jour. Vous pouvez répartir vos priorités par urgence et par importance. En effet, certaines tâches sont urgentes. Par exemple, un client qui rencontre un problème avec votre produit ou votre service.
D’autres tâches ne sont pas urgentes mais sont importantes. Par exemple, votre manager vous a demandé de rédiger le compte-rendu de la réunion de la matinée.
Enfin, vous pouvez avoir une liste des tâches restantes. Cette liste comprend surtout des tâches de fond, ni urgentes, ni importantes. Elles sont souvent à traiter lorsque vous n’avez plus rien d’urgent ni d’important à faire.
Utiliser un outil collaboratif
Pour aller plus vite dans le suivi de vos tâches, je vous conseille d’utiliser un outil collaboratif. Ce dernier permet de centraliser toutes vos tâches au même endroit. Votre équipe accède à la liste des tâches et au suivi d’avancement des projets. Elle peut généralement ajouter de nouvelles tâches ainsi que des commentaires pour fluidifier la communication au sein de l’entreprise.
Sur la plateforme collaborative Acollab par exemple, vous pouvez distinguer vos tâches par des codes couleur. Cela permet de faciliter les échanges, d’avoir une meilleure organisation de votre travail et un meilleur suivi.
Vous pouvez trier vos tâches par nature, nommer des responsables et ajouter des dates de fin !
Vous pouvez créer autant de listes ou de projets que vous le souhaitez. Tout est centralisé et visible en un coup d’œil. Vous pouvez même créer différents projets avec des équipes différentes pour chacun. Chaque collaborateur accède seulement aux projets le concernant.
Déléguer
Être multi-tâches et jongler entre différentes tâches fait souvent perdre du temps !
L’idéal est de déléguer certaines tâches ! En effet, dans toutes vos listes, certaines tâches peuvent être facilement déléguées à d’autres collaborateurs. Il ne s’agit pas de surcharger quelqu’un d’autre. Cependant, si la nature de la tâche le concerne et n’a pas de valeur ajoutée pour vous, inutile de vous l’incomber. Parfois, on souhaite traiter des tâches qui ne sont pas de notre ressort simplement car on aime avoir la main sur leur réalisation.
Pour déléguer, il faut savoir lâcher prise et ne pas vouloir absolument tout contrôler. Les collaborateurs ayant du mal à déléguer veulent généralement tout gérer et pensent que seuls eux peuvent traiter la tâche de façon efficace. Lâcher prise sur le contrôle peut être compliqué. Commencer par déléguer des petites tâches. Petit à petit, vous pourrez déléguer des tâches plus importantes. Cela permet également de responsabiliser votre équipe !
Définir des dates butoirs
Je pense que cette astuce peut parfois être dure à réaliser, mais il est nécessaire de se fixer certaines dates butoirs.
Pourquoi est-ce dur à réaliser ? Tout d’abord, les durées estimées des tâches peuvent être sur-estimées. En effet, on est souvent trop optimiste sur le temps nécessaire pour les traiter.
Par ailleurs, vous pouvez avoir des urgences qui tombent chaque jour. Ces urgences repoussent les dates butoirs des autres tâches. Enfin, vous pouvez aussi avoir oublier de compter certaines tâches dans votre estimation.
En somme, les dates butoirs peuvent être dures à respecter.
Cependant, avoir des dates limites permet d’avoir des objectifs et de traiter plus rapidement les tâches. Cela fait partie de votre organisation et vous fait gagner du temps.
En fonction des urgences, rien ne vous empêche de décaler la date des autres tâches. Également, prenez une marge sur le délai estimé.
Arrêter de vérifier votre boite mail toutes les 5 minutes
Ce conseil peut paraître simple mais il est parfois compliqué à appliquer. Nous avons tous tendance à vérifier très souvent notre boite mail pour ne pas louper d’informations.
En effet, il faut la consulter régulièrement pour ne pas louper d’urgences clients, mais rien ne sert de l’actualiser en permanence.
Cela vous entraîne à switcher de tâches et ainsi, à perdre du temps.
Vous pouvez la vérifier 3 ou 4 fois par jour par exemple. Cela dépend évidemment de votre poste et de vos responsabilités. La fréquence peut être plus importante si vous êtes en contact permanent avec vos clients.
En conclusion, il existe de multiples astuces pour gagner du temps dans son travail. Il vous suffit d’appliquer celles qui correspondent à votre façon de fonctionner.
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