En quoi l'email est-il obsolète ?
L’email est-il obsolète ? Intégré depuis de nombreuses années à notre mode de communication en entreprise, l’email est le moyen de communication le plus utilisé par les équipes.
La communication est personnalisée, il n’y a pas besoin de connaissances techniques, le coût est relativement faible… On comprend pourquoi l’email a été rapidement adopté il y a plus de 20 ans.
En effet, dans les années 90, l’email est devenu très populaire et il nous paraît tout à fait naturel de l’utiliser encore aujourd’hui. Il a participé au développement de la communication interne, mais également externe, des entreprises. Il a permis d’instaurer et de maintenir un dialogue entre tous les acteurs.
L’email apparaît encore comme l’outil indispensable pour communiquer au quotidien, voire même, pour gérer des projets dans certaines entreprises ! En effet, beaucoup de collaborateurs utilisent l’email pour :
- Echanger sur des informations dont ils ont besoin pour faire avancer un projet
- Partager des fichiers
- Poser des questions
Les projets avancent, mais à quel rythme, et surtout, est-il facile d’organiser son travail et de retrouver les informations via ce mode de communication ? L’email semble obsolète pour les équipes recherchant l’agilité, l’efficacité et la productivité. Et pour vous, l’email est-il obsolète ?
L'email est-il obsolète ?
Evitez de dire oui à chaque fois qu’un collaborateur vous demande de faire quelque chose à sa place : cela amène au surmenage et à une liste de tâches qui s’allonge.
Vous pouvez juger de l’importance d’une tâche en faisant appel à votre discernement. Si votre supérieur hiérarchique vous délègue une tâche urgente qu’il ne peut pas faire lui-même, évidemment, vous pouvez l’accepter. Par contre, si votre collègue vous demande de faire une tâche qui n’est pas urgente, ni importante, vous pouvez lui indiquer que vous ne pourrez pas la traiter dans la semaine. Si vous le jugez nécessaire, vous pouvez également lui dire non tout simplement. Il faut savoir dire non pour ne pas crouler sous les demandes, car bien souvent, on demande toujours service aux mêmes personnes : celles qui disent toujours oui.
Également, quand on a du mal à dire non, on est plus susceptible de se sentir stressé. Alors, prenez du recul, et sachez dire non lorsque la situation s’y prête ! Evidemment, le but n’est pas de refuser toutes les demandes et de ne plus rendre service, mais bien d’éviter le surmenage. Savoir dire non fait partie des premières mauvaises habitudes au travail à modifier !
Une perte de productivité
Les cadres passent beaucoup d’heures à traiter leurs emails. Généralement, cela prend plus de la moitié de leur temps.
En effet, traiter un email implique de trier, lire, traiter la demande et y répondre. Cela implique de réunir l’information pour constituer sa réponse. Or, rassembler ces informations demande du temps de recherche car celles-ci sont souvent éparpillées dans les emails. Il est nécessaire de prendre du temps à chaque fois pour retracer l’ensemble des échanges liés à un même sujet : il y a souvent des variations de destinataires, des objets différents, différentes versions de pièces jointes… Généralement, on fait également attention à la tournure de phrases, par souci de formalisation.
En somme, réconcilier l’information et prendre le temps de formaliser une réponse empiète sur votre temps de travail. L’email n’est pas le support idéal pour répondre avec réactivité !
Pour finir, vous devez sans doute être interrompu au moins 10 fois par heure par un nouvel email, vous déconcentrant de votre tâche en cours. Il faut généralement un temps pour se reconcentrer sur sa tâche en question. La réactivité et le fait d’être joignable rapidement sont souvent des critères importants en entreprise. Vous cherchez donc souvent à répondre le plus rapidement possible à un email, quitte à interrompre votre tâche.
Cet email n’est pas toujours urgent, et vous fait ainsi perdre en productivité.
Les spams
Vous avez peut-être remarqué que tous vos emails en spam ne contiennent pas toujours des spams. En effet, les solutions de messagerie électronique ont mis en place des mesures pour filtrer les abus en emailing. Une très bonne chose mais, malheureusement, beaucoup d’emails se retrouvent en spam sans l’être. Cela peut être lié au sujet de votre email ou encore à votre contenu qui contient des mots-clés déclencheurs tels que « gratuit » ou encore « prix le plus bas ». Cela peut également être lié à un nombre de pièces jointes trop important !
Les systèmes de messagerie ont amélioré leur système anti spam, mais malheureusement, pas assez !
Une surcharge d’informations
Souvent, tous les emails reçus ne vous concernent pas. En effet, vous pouvez être seulement en copie, à titre d’information. Mais vous prenez tout de même le temps de lire cet email et d’enregistrer l’information. Cela vous créé une surcharge d’informations et pollue votre cerveau.
Une surcharge d’informations occasionne également des trous de mémoire car vous avez beaucoup de sujets en tête. Vous pouvez oublier une idée simple ou importante car il y a trop d’informations présentes dans votre cerveau, comme un « tourbillon d’informations ».
Alors, quand on vous demande l’email est-il obsolète ? Dans ce cas, je pense que oui, car il existe des solutions collaboratives évitant la surcharge d’informations. La surcharge d’informations est souvent source de stress et n’aide pas à la fluidité de la communication en entreprise. Je vous conseille d’ailleurs d’instaurer des plages horaires dans votre journée pour traiter vos emails. Par exemple, vous pouvez vous réserver 3 plages horaires de 30 minutes dans la journée pour vous occuper de vos emails. Le reste du temps, vous restez concentré sur vos tâches à forte valeur ajoutée.
Je vous conseille également de noter les informations essentielles sur un support externe pour décharger votre cerveau. En effet, ce dernier tente de garder les informations à l’esprit et vous les envoie régulièrement pour être sûr que vous ne les oubliez pas. Si vous n’avez qu’une tâche à penser, vous allez gérer cette mémorisation facilement. Mais si vous avez plusieurs tâches sur plusieurs projets à penser, mêlé à des rendez-vous clients… Vous n’allez plus suivre !
Noter toutes ces informations s’appelle la décharge mentale : le but est d’éviter qu’elles n’encombrent votre cerveau. Vous pouvez reprendre cette liste régulièrement, pour vous dispatcher les tâches à faire dans la semaine.
Cloisonnement de l’information
Enfin, l’email cloisonne l’information à l’expéditeur et aux destinataires choisis. Il empêche la diffusion de l’information au plus grand nombre. Pourtant l’accès à l’information permet un meilleur travail d’équipe grâce à une circulation de l’information fluide.
Par ailleurs, tous les nouveaux collaborateurs n’ont pas accès à ces échanges précédents. De la même façon, un collaborateur qui quitte l’entreprise peut entraîner une perte d’information. En effet, un collaborateur qui utilise seulement les emails pour communiquer et travailler limite ses connaissances aux quelques destinataires, mais surtout à lui-même. Cela est souvent problématique dans une logique de transmission de l’information.
Enfin, un manque de reconnaissance peut se faire ressentir chez les salariés n’ayant pas accès à l’information. Lorsque vous envoyez un email, vous ajoutez seulement les principaux destinataires alors que d’autres collaborateurs pourraient avoir besoin de l’information. Alors, l’email est-il obsolète selon vous ?
Utiliser une plateforme collaborative
Pour pallier aux défaillances de l’email, l’idéal est d’adopter un outil collaboratif. Par exemple, Acollab, développé par Akelio, permet centraliser les informations dans un seul endroit, pour que celles-ci soient accessibles par tout le monde, en même temps. En effet, tous les collaborateurs sont inclus dans le processus et partagent les informations en temps réel. Par ailleurs tous les intervenants des projets sont informés de l’avancement des différents projets et visualisent les tâches qui leur incombent en un coup d’œil. Pour finir, le fait que tout le monde accède à l’information facilement permet à chacun de trouver sa place dans l’entreprise, de visualiser les objectifs et de connaître le cap de l’entreprise !
Sur Acollab, vous êtes notifié en cas de :
- Nouveau fichier déposé
- Nouveau rendez-vous
- Nouvelle tâche assignée
- Nouveau commentaire sur un document
- etc
Cela permet de garder votre esprit concentré sur vos tâches à forte valeur ajoutée. Vous avez également le choix de ne recevoir qu’une notification groupée par jour ou de ne rien recevoir du tout !
Enfin, adopter une plateforme telle qu’Acollab permet de gagner en productivité puisque vous ne perdez plus de temps à chercher des informations. Tout est organisé par espace collaboratif. Vous n’accédez qu’aux espaces collaboratifs auxquels l’administrateur vous a donné accès.
Les avantages principaux d’Acollab ? Un gain de temps, une meilleure productivité, une communication plus fluide et plus rapide !
Si vous souhaitez prendre rendez-vous pour assister une démonstration gratuite de l’outil, n’hésitez-pas.