5 conseils pour bien préparer ses vacances
au bureau
Comme avant toute période de départ en vacances, vous pouvez être stressé face aux tâches qu’il vous reste à traiter avant de partir. Et oui, avant de déconnecter, il peut vous rester une montagne de choses à faire ! Autant vous organiser pour partir l’esprit tranquille.
1) Pour bien préparer ses vacances au bureau, prévenez vos collaborateurs
Comment bien préparer ses vacances au bureau ? Tout d’abord, le premier conseil est de prévenir vos collaborateurs des dates de vos congés pour qu’ils s’organisent. En effet, ils peuvent avoir besoin de votre aide pour certaines de leurs tâches, mais aussi avoir besoin de certaines informations de votre part. De votre côté, vous pouvez avoir beaucoup d’informations à communiquer à votre équipe : projets assignés, suivi des projets etc. Ce serait un manque de professionnalisme de les laisser se débrouiller sans avoir fait de point avec eux.
Si vous êtes manager, vous pouvez également partager le planning de toute l’équipe. Cela permettra à vos collègues de savoir qui est absent et donc de terminer certaines tâches et de repartir les projets en fonction des congés.
Enfin, vous pouvez déjà prévoir une réunion à votre retour pour faire un point sur l’avancée des projets.
2) Réservez votre dernière semaine aux tâches urgentes
Je vous conseille de ne plus accepter de nouvelles tâches (non urgentes) la dernière semaine avant votre départ. Il est préférable de concentrer votre esprit sur toutes les tâches qui doivent être terminées au plus vite. En effet, que ce soient des demandes venant de votre manager ou de vos clients, celles-ci doivent être traitées en priorité. Prévoyez des créneaux « clients », « équipe » ou encore « suivi projet » dans votre agenda.
Une to-do-list est le meilleur moyen de soulager votre cerveau. Cela évitera le fameux « ah oui, j’ai oublié de répondre à ce client » ! De plus, elle vous permettra de voir les choses avec une plus grande clarté : vous avez alloué des périodes au traitement de chacune de vos tâches, il n’est plus nécessaire d’y penser.
Vous pouvez vous y prendre 2/3 semaines à l’avance : notez tout ce qui doit être fait, toutes les relances à faire etc. Vous mettrez votre liste à jour la dernière semaine. Cette vue d’ensemble vous permet d’avoir les idées plus claires !
Enfin, évitez de lancer de nouveaux projets les derniers jours avant votre départ en vacances. Boosté par votre départ, vous pouvez avoir un regain d’énergie qui vous pousse à planifier un nouveau projet ! Mais garder votre énergie pour votre voyage avec vos enfants, votre projet attendra votre retour.
3) Organisez votre relève
Si quelqu’un vous remplace pendant votre période de congés, n’hésitez-pas à lui préparer les informations qui lui seront nécessaires. On ne peut pas partir en vacances et laisser son collègue se débrouiller.
Idéalement, si vous lui avez laissé une liste de choses à faire, hiérarchisez ses missions dans leur ordre d’importance. Cela facilitera son travail. De votre côté, vous verrez les choses de façon beaucoup plus claire puisque tout sera couché sur papier !
Pour bien préparer ses vacances au bureau, je préconise également de faire un point physiquement avec cette personne pour lui expliquer l’avancée des projets.
Communiquez lui également les éléments que vous attendez de la part de votre client ou de vos partenaires. Il faut qu’il sache où il met les pieds, où reprendre le travail et qui relancer. N’hésitez-pas également à communiquer les coordonnées des clients et prestataires à votre remplaçant !
Si vous n’avez personne pour vous remplacer, vous pouvez répartir vos tâches entre plusieurs collaborateurs selon leurs disponibilités, les urgences et les compétences de chacun. Attention, l’idée n’est pas de doubler la charge de travail d’un collaborateur.
Pour vous aider, vous pouvez adopter l’outil collaboratif Acollab, qui permet d’assigner des tâches à des collaborateurs, mais aussi de centraliser des fichiers et d’échanger des messages. En effet, cet outil centralise :
- Un outil de gestion de projet pour suivre l’avancée des missions
- Une gestion de fichiers pour organiser vos fichiers par projet ou par équipe
- Un agenda partagé pour noter les rendez-vous et réunions mais aussi le planning des vacances des collaborateurs
- Des outils de communication comme une messagerie collaborative, un forum, un système de sondages, un chat…
Acollab vous permet de tout centraliser au même endroit, ce qui se révèle très pratique au moment des vacances ! Tout est déjà consigné, vous n’avez plus qu’à assigner les tâches en cours et à venir.
Cet outil est idéal pour bien préparer ses vacances au bureau mais aussi pour votre retour. En effet, vous pourrez suivre l’avancement des tâches données avant votre départ, les commentaires de chacun, les nouveaux fichiers déposés…
Enfin, vous pouvez y noter vos tâches importantes à faire dès votre retour pour faciliter ce dernier. Vous partirez le cerveau plus léger puisque tout est consigné et vous pourrez reprendre les choses en l’état à votre retour.
N’hésitez-pas à tester gratuitement l’outil ou à contacter l’équipe si vous souhaitez planifier une démonstration de l’outil.
4) Pour bien préparer ses vacances au bureau ?
Déstresser !
Ensuite, il est inutile de stresser. En effet, les projets les plus importants sont bouclés, vous avez fait un point avec votre équipe et tout le monde sait ce qu’il a à faire ? Alors vous allez pouvoir partir l’esprit tranquille dans quelques jours. Oui, c’est plus facile à dire qu’à faire, mais stresser ne changera rien ! Au contraire, il peut vous inciter à traiter les dernières tâches dans la précipitation.
Alors, respirez ! Inutile de courir dans tous les sens et de faire 3 choses à la fois. Les vacances doivent être abordées sereinement, sinon elles ne seront pas efficaces.
Je vous conseille de vous organiser. En effet, être organisé diminue le stress puisque vous savez quelles sont les tâches à traiter chaque jour pour être dans les temps.
Au moment de partir, abandonnez votre ordinateur portable ! Profitez de vos vacances pour réellement déconnecter, pour laisser votre smartphone et pour prendre soin de vous.
5) Rangez votre bureau et votre boite mail
Enfin, le rangement permet de partir l’esprit apaisé en vacances. Il vous permet aussi de revenir sur de bonnes bases, avec un espace rangé et propre. Rangez vos dossiers, nettoyez votre espace, jetez les documents superflus, les crayons qui ne marchent plus… Faites le tri ! Partir avec un bureau encombré équivaut à partir la tête encombrée.
Concernant votre boite mail, prenez le temps d’y faire le ménage ! Vous pouvez aussi trier et supprimer tous les fichiers ou informations inutiles. Un ménage de printemps fait toujours du bien pour repartir sur de bonnes bases. En effet, bien préparer ses vacances au bureau revient aussi à faire du ménage, et votre ordinateur peut être votre pire ennemi lorsqu’il est désordonné !