5 astuces pour choisir un bon outil de time tracking
Comment choisir un bon outil de time tracking ? Les outils de time tracking (suivi des temps) vous permettent de suivre le temps passé par vos salariés sur chaque projet, voire sur chaque tâche. Cela vous permet notamment de connaître la rentabilité de vos projets.
A qui sont destinés les outils de time tracking ?
- Les indépendants : Un outil de suivi de temps leur permet de facturer plus précisément leurs clients. En effet, les freelances par exemple, sont généralement payés à l’heure. Il est donc essentiel pour eux de connaître le temps exact passé sur chaque projet. Adopter un outil de suivi de temps permet d’avoir un réel suivi du temps passé afin d’affiner ses devis, et surtout, de les justifier auprès de ses clients. En effet, pour ces derniers, il est parfois compliqué de comprendre le coût du service, car celui-ci est immatériel. Mesurer le temps passé par chaque collaborateur sur le projet permet ainsi de valoriser leur travail et surtout, de le rendre tangible pour les clients.
- Tout type d’entreprise de services, surtout celles vendant du conseil. En effet, celles-ci ont évidemment besoin de connaître la rentabilité des projets. Pour cela, il est nécessaire pour elles d’évaluer réellement le temps passé sur un projet.
- Tout type d’entreprise désireuse de connaître le temps passé sur des tâches, comme les entreprises de BTP, qui ont besoin de savoir quel a été le temps passé sur chaque chantier.
Sans un outil de suivi de temps, il est difficile de connaitre le temps passé sur un projet. Il est possible d’utiliser de vieilles méthodes avec un excel, voire un papier et un crayon. Mais ce type de méthode est insuffisante, et surtout, obsolète.
Un outil permettra à son utilisateur de structurer son activité et ainsi, d’organiser ses journées de travail. Un outil de timetracking adapté vous permet d’évaluer le coût des tâches non productives et ainsi d’optimiser le travail. Pour finir, un outil vous permet aussi d’identifier plus facilement les temps perdus sur certaines tâches et d’améliorer votre productivité.
Ne pas confondre les outils de pointage et de suivi des temps
Selon votre activité, il faudra peut-être vous diriger vers :
Le logiciel de pointage
Un outil de pointage doit pouvoir :
- enregistrer l’heure d’arrivée et de départ d’un salarié
- prendre en considération les jours fériés, les horaires décalés, les horaires de nuit…
- produire des statistiques des temps de travail enregistrés Il permet notamment d’élaborer les fiches de paye des salariés à la fin du mois.
Le logiciel de suivi des temps
Un outil de suivi des temps doit pouvoir :
- enregistrer le temps passé sur chaque tâche ou sur chaque projet
- produire des statistiques sur les temps passés
Selon votre besoin, vous pouvez également vous tourner vers un outil de concentration. Le plus connu est celui basé sur la méthode Pomodoro, qui permet d’organiser sa journée en respectant des périodes de travail de 25 minutes. Une pause sépare chaque période de travail. Cela permet de réellement se concentrer lors de la période de 25 minutes.
Tester un bon outil de time tracking
Dirigez-vous vers un outil qui correspond le mieux à votre besoin. Pour le déterminer, choisissez un outil qui vous permet de tester gratuitement la solution de timetracking. Le test est souvent limité à un nombre d’utilisateurs. Vous accédez aux fonctionnalités de l’outil pendant toute la période d’essai, vous permettant de savoir si celui-ci répond à votre besoin.
Niveau statistique, cherchez un outil qui, comme Acollab, propose des statistiques complètes : par projet, par tâche, par utilisateur, par période de temps personnalisée.
Un logiciel en Saas ou en local ?
Posez-vous notamment la question de l’accessibilité de l’outil. Un logiciel en Saas vous permettra d’accéder à votre travail depuis différents supports, permettant d’y accéder de partout. Avez-vous besoin d’un outil accessible en ligne ou disponible seulement sur votre poste de travail ?
Un outil de suivi de temps intégré à une plateforme collaborative
Enfin, pour gérer son temps de façon minutieuse, il est nécessaire de bien s’organiser. L’idéal est d’utiliser un outil de suivi de temps intégré à une plateforme collaborative complète.
Vous pourrez ainsi définir vos tâches, les prioriser, indiquer des échéances claires, les attribuer à différents responsables. Ces derniers pourront indiquer l’avancée de chacune des tâches et les commenter. Profitez ainsi d’un logiciel plus complet, qui vous offre beaucoup plus de fonctionnalités qu’un simple outil de suivi des temps.
Acollab, par exemple, est une plateforme collaborative qui intègre un outil de time tracking avec des statistiques complètes.
Les avantages de Timecollab
- Gagner en efficacité car vous estimez les devis de façon plus juste
- Meilleure visibilité car les toutes les tâches et leur avancée figurent sur l’outil : vous bénéficiez d’un meilleur suivi des projets et vous connaissez le temps passé et restant sur chaque projet
- Centralisation de tout votre travail : liste des tâches, temps passés, agenda partagé, stockage des fichiers…
- Partage de l’avancée du travail avec ses collaborateurs, ses clients, ses partenaires…
- Suivi de l’avancée des consommés : accédez au temps que vous avez déjà consommé sur le projet vs le temps estimé en amont.
Fonctionnement de l’outil de time tracking
Selon votre besoin, sur Timecollab, vous pouvez renseigner votre temps de plusieurs façons :
- En temps réel : vous démarrez un chrono et l’arrêtez dès que vous terminez votre tâche. Vous pouvez alors associer ce temps à la tâche. Ce mode permet d’avoir un suivi des temps très précis.
- Par jour : à la fin de votre journée, ou le lendemain, inscrivez les temps passés sur chaque tâche ou sur chaque projet de façon générale. La majorité des utilisateurs utilisent principalement ce mode de fonctionnement, tous secteurs confondus.
- Par mois : A la fin du mois, inscrivez le nombre d’heures ou de jours passés sur chaque projet sur un mois complet. Ce mode est plutôt adapté aux gros projets, comme dans le secteur de l’industrie.
Il existe tellement d’outils de gestion de temps qu’il n’est pas toujours simple de s’y retrouver : certains sont gratuits, d’autres sont accessible en SaaS, d’autres proposent des fonctionnalités plus complètes… Privilégiez en tout cas un outil facile à prendre en main et ergonomique !