Comment créer un utilisateur sur la plateforme collaborative Acollab ?
Acollab est une plateforme collaborative permettant de travailler, de partager des informations avec d’autres utilisateurs, que ce soient des personnes internes à votre entreprise, des clients ou des partenaires. L’objectif de cet outil est de faciliter le travail collaboratif. En effet, sur Acollab, vous pouvez :
- Partager des fichiers
- Gérer des projets
- Suivre les temps passés sur les tâches
- Suivre les rendez-vous de l’équipe via l’agenda partagé
- Envoyer des messages
- Créer des forums
- Lancer des sondages
Pour utiliser la plateforme Acollab, il faut tout d’abord créer les différents utilisateurs qui auront accès à l’outil et à toutes ces fonctionnalités.
Créer un utilisateur sur la plateforme collaborative Acollab
Il existe plusieurs façons de créer un utilisateur sur la plateforme collaborative Acollab. Vous pouvez retrouver le tutoriel vidéo pour créer un utilisateur en cliquant ici.
Via l’annuaire des utilisateurs
Tout en haut à gauche, vous retrouvez l’icône de l’annuaire des utilisateurs (la 2ème icône en partant de la gauche). L’annuaire reprend tous les utilisateurs que vous avez créé, tous espaces confondus.
Pour en créer un nouveau, il vous suffit de cliquer sur « Ajouter un utilisateur », en haut à droite, si vous souhaitez renseigner tous les champs de l’utilisateur : prénom, nom, identifiant, mot de passe etc. Cette procédure est la plus longue, elle vous permet de gérer la création de l’utilisateur de A à Z.
Il existe également une version plus courte, en cliquant sur « Inviter un utilisateur ». Cette fonction permet d’envoyer une invitation à la personne en question, lui permettant de choisir son identifiant et son mot de passe. Vous avez juste à renseigner son adresse email, son rôle et le premier espace auquel elle a accès. Vous pourrez lui donner accès à d’autres espaces par la suite.
Concernant les rôles, pour chaque espace, vous pouvez choisir le rôle de chacun de vos utilisateurs. Vous avez le choix entre « lecteur », « auteur » et « administrateur ». Il faut au moins un administrateur présent sur chaque espace.
Via un espace
Vous pouvez créer vos utilisateurs directement dans les bons espaces. Pour cela, cliquez sur le nom de l’espace dans la colonne de gauche, puis cliquez sur « Equipe » dans le menu horizontal.
Cette partie « Equipe » reprend tous les utilisateurs qui ont accès à cet espace. En effet, tous les utilisateurs n’ont pas forcément accès à tous les espaces de travail. Pour rappel, un espace peut être dédié à un projet en cours ou à une équipe. Ainsi, le chef de projet du projet Y n’aura pas forcément accès au projet A s’il ne fait pas partie des intervenants. Également, un membre de l’équipe RH n’aura pas forcément accès à l’espace « Marketing » s’il n’en a pas l’utilité.
Après avoir cliqué sur « Equipe », dans le menu déroulant en haut à droite, vous pouvez cliquer sur « Créer un utilisateur » ou « Associer un utilisateur ».
Cliquez sur « Créer un utilisateur » pour créer un nouveau profil sur la plateforme collaborative Acollab. Si vous souhaitez ajouter un utilisateur qui est déjà présent dans un autre espace, vous pouvez cliquer sur « Associer un utilisateur » pour l’associer à cet espace.
Si vous avez besoin d’aide pour créer un utilisateur sur Acollab, n’hésitez-pas à contacter l’équipe qui se fera un plaisir de vous accompagner.