Quels sont les 4 principaux outils collaboratifs ?
Quels sont les 4 principaux outils collaboratifs ?
De plus en plus d’entreprises s’équipent d’outils collaboratifs. En effet, le monde du travail évolue, se veut plus flexible et plus dynamique.
Encore beaucoup d’entreprises se contentent d’utiliser une messagerie pour échanger avec des clients ou des prestataires. Les équipes s’envoient généralement des emails pour faire des points sur les projets en cours ou pour planifier des réunions. Elles peuvent également échanger leurs fichiers par ce biais. Malheureusement, ce type d’outil n’est pas toujours le moyen le plus efficace pour travailler au quotidien.
En effet, pour améliorer son efficacité au quotidien, il est maintenant essentiel de se doter d’outils collaboratifs. La plupart des outils sont accessibles en ligne. Ils permettent notamment de faciliter les échanges en interne mais aussi en externe. En effet, beaucoup d’outils facilitent la communication avec l’extérieur, que ce soient des échanges avec des partenaires ou des clients. En plus de faciliter la communication, les outils collaboratifs vous accompagnent dans la conduite de vos projets.
Vous pouvez simplement utiliser un outil pour stocker et partager des fichiers, mais vous pouvez aussi adopter une plateforme collaborative qui permet d’échanger des messages, des fichiers et de suivre des projets. Une plateforme tout en un !
L’important est de bien cerner votre besoin : quelles sont les fonctionnalités nécessaires à votre travail ? Quel type d’outil serait-il bon de déployer au sein de votre entreprise ?
4 principaux outils collaboratifs
Généralement les outils collaboratifs répondent à 3 besoins :
- Partager des fichiers : les outils collaboratifs en ligne rendent accessibles tous vos fichiers, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile.
- Collaborer et échanger : ils permettent d’échanger des messages et de laisser des commentaires autour de fichiers ou encore de tâches. L’avantage est que tout est centralisé au sein du même outil et que les différentes expertises se croisent pour booster l’efficacité.
- Suivre l’avancée des projets : plus besoin de s’échanger des emails, le suivi de vos projets est accessible en quelques clics !
En fonction de vos besoins, je peux vous conseiller 4 principaux outils collaboratifs.
Dropbox
Dropbox est un outil de stockage et de partage de fichiers accessible en ligne. Il permet de regrouper vos fichiers au même endroit pour travailler plus efficacement. Par ailleurs, une simple connexion internet suffit pour vous connecter à votre compte.
Une version gratuite existe mais est limitée à 2Go d’espace de stockage.
L’outil vous permet de déposer vos fichiers de façon intuitive. C’est à vous de choisir qui a accès à vos dossiers.
La version payante, plus utilisée par les entreprises (les versions gratuites sont plutôt utilisées par les particuliers), commence à 9.99 €/ mois pour un utilisateur. Cette version dispose de plus d’espace de stockage mais aussi d’autres options comme 3 signatures électroniques gratuites par mois.
Acollab
Acollab est une plateforme collaborative qui centralise un outil de gestion de projet, un agenda partagé, une gestion de fichiers mais aussi des outils de communication. En centralisant ces fonctionnalités, Acollab fait définitivement partie des 4 principaux outils collaboratifs.
Disponible en ligne ou sur application mobile, votre compte est accessible dès que vous avez une connexion internet.
Acollab permet de faciliter les échanges, de suivre les projets et de partager des fichiers de façon intuitive. Tout est centralisé au même endroit !
L’abonnement annuel est à 5€ HT/mois par utilisateur. L’équipe vous fera une joie de vous faire une démonstration de l’outil made in France !
Google meet
Il est souvent plus simple d’échanger à voix haute que par écrit pour faire avancer un projet ou faire un point sur une situation par exemple. Seulement, il n’est pas toujours possible de le faire quand les 2 parties ne travaillent pas au même endroit.
Vous pouvez ainsi choisir d’utiliser une plateforme de visioconférence, pour les rendez-vous ou réunions à distance. Vous pouvez par exemple choisir Google meet, très plébiscité au sein des entreprises.
En plus d’être gratuit, google meet est très simple d’utilisation. Tout comme les autres outils, une connexion internet suffit.
Slack
Enfin, Slack permet de communiquer plus facilement : par canal ! Créez autant de canaux que vous avez d’équipes ou de projets. Ensuite, rien de plus simple, il vous suffit de lancer la discussion.
Une version gratuite permet de garder l’historique des messages et des fichiers jusqu’à 90 jours. Sinon, il faut passer par une formule payante.
Idéal pour faciliter la communication au sein des équipes, Slack fait partie des 4 principaux outils collaboratifs que je recommanderais.