Timecollab, l’outil de suivi des temps
et des dépenses
L’outil de suivi des temps et des dépenses Timecollab est couplé à la plateforme collaborative Acollab.
Cet outil permet de connaître le temps passé par tâche, par projet et par collaborateur. Il améliore ainsi votre productivité et votre efficacité !
L’indispensable outil de suivi des temps
Un tel outil est indispensable pour ceux qui travaillent notamment en mode projet. Il permet de suivre l’avancée de vos projets en temps réel, et du temps déjà passé.
La finalité ? Connaître la rentabilité de vos projets ! En effet, lorsque vous facturez un projet au temps passé, il est nécessaire de connaître le temps réellement passé sur ce projet. Il est important d’être payé à sa juste valeur.
Cela vous permettra d’éviter les approximations, surtout avec des clients difficiles. Si vous facturez un projet au forfait, il est aussi très utile de connaître le temps réellement passé.
La gestion de projet est un domaine très sensible au temps. Votre équipe travaille sur un voire plusieurs projets avec des dates limites et des budgets à respecter. En renseignant le coût horaire de vos collaborateurs, le montant du devis réalisé et le temps passé par ces derniers sur le projet, vous connaîtrez la rentabilité de votre projet.
Par ailleurs, cela permet de suivre, au cours du projet, l’équipe allouée au projet. En effet, celle-ci ne doit pas dépasser le temps facturé. Cela vous permet de surveiller le temps passé en temps réel. Un atout majeur dans votre organisation et dans votre efficacité.
Enfin, l’intérêt est également d’avoir tous les temps passés centralisés sur un même outil. Ce dernier vous permet de consulter ces données en permanence et de n’importe où : l’outil est accessible en ligne, idéal en période de télétravail !
Cette centralisation est également nécessaire aux entreprises qui sont intéressés par le crédit impôt recherche ou le crédit impôt innovation. En effet, après avoir renseigné leurs temps, elles exportent les statistiques qu’elles envoient à l’administration, qui a besoin de connaître le temps réel passé sur les projets.
Se remettre en question
Mesurer le temps passé permet de savoir si le temps annoncé dans le devis a été respecté par votre équipe ou si le temps a été dépassé.
Cet outil vous permet ainsi de vous améliorer selon les raisons qui ont entraîné un retard dans le temps annoncé sur le projet.
Est-ce parce que vous avez sous-estimé le devis ? Dans ce cas, il sera utile de connaître le temps réel des tâches qui le composent, afin de l’estimer au mieux pour le prochain client. En effet, l’outil de suivi des temps permet de faire des prévisions plus fiables pour les projets suivants.
Est-ce parce que vos process ne sont pas optimisés ? Un temps passé plus important que le temps prévu peut soulever un manque d’optimisation de vos process internes, qui fait perdre du temps à votre équipe.
En somme, il s’agit d’un outil de management précieux ! Il permet d’évaluer l’efficacité et la productivité de son équipe.
Cela laisse également plus d’autonomie aux salariés, qui ne sont plus obligés d’être dans la même pièce pour indiquer qu’ils travaillent. Cet outil répond parfaitement aux problématiques de mobilité notamment de télétravail, où les managers ont besoin d’avoir un regard sur l’activité de chacun.
Enfin, un outil de suivi des temps et des dépenses peut mettre en valeur un manque de temps et de personnel au sein de l’entreprise, en constatant, par exemple, que vos salariés travaillent plus d’heures qu’il n’en faut. Cela signifie que vous pouvez avoir besoin de salariés supplémentaires ou qu’il est nécessaire d’optimiser vos processus internes.
Le fonctionnement de l'outil de suivi des temps
Sur Timecollab, c’est très simple. Tout d’abord, vous créez tous vos projets en renseignant les tâches qui les composent. Puis, dans un second temps, vous pouvez ajouter le temps, à la fin de la journée, que vous avez passé sur ce projet ou sur cette tâche.
2ème option : après avoir renseigné vos tâches, vous pouvez également choisir de lancer un chronomètre et de l’arrêter lorsque la tâche est finie. Le principal avantage de cette méthode est le recueil d’un temps très précis.
Encore faut-il penser à arrêter le chronomètre à la fin de votre tâche !
Lorsqu’un projet est terminé, vous pouvez exporter tous les temps renseignés par projet et par collaborateur. Pour pouvez sélectionner la période de votre choix pour être le plus pertinent possible.
Un outil complet permettant de gagner en productivité
Timecollab fait partie d’Acollab, la plateforme collaborative. Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ? il s’agit d’un espace de travail virtuel accessible par des collaborateurs, des clients et des partenaires. Elle centralise tous les outils nécessaires à l’activité.
En effet, vous retrouvez au sein d’une même plateforme :
- Vos projets avec leurs gantt complets
- Vos temps passés et vos dépenses pour connaître la rentabilité de vos projets
- Une gestion de fichiers pour centraliser les fichiers au même endroit et les rendre accessibles par tout le monde au même moment
- Vos agendas partagés par projet ou par équipe pour centraliser vos réunions et les lier à vos projets
- Une messagerie collaborative pour informer votre équipe
- Des outils de communication pour faciliter la communication et les échanges entre les intervenants des projets : chat, forums, sondages.
Utilisée par de plus en plus d’équipes, la plateforme Acollab est devenu un outil essentiel pour gagner en fluidité de travail et en productivité.
Vous attribuez des droits d’accès à toute votre équipe et à vos clients. Un tel outil vous fait gagner en temps et en organisation. Enfin, un système de notifications que chacun définit permet de rester concentré sur ses tâches importantes.
Vous êtes beaucoup plus efficace au quotidien avec un tel outil. En effet, cela permet de mieux structurer votre travail et d’avoir une vision claire de l’avancée des projets. Un outil permet de vous dégager du temps pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Vous pouvez bénéficier d’un mois d’essai gratuit, sans engagement, pour tester pleinement l’outil. Profitez d’un support réactif pour répondre à toutes vos questions et d’une démonstration gratuite en prenant contact avec l’équipe !
Si vous souhaitez échanger sur votre besoin en plateforme collaborative ou en outil de gestion des temps, n’hésitez-pas à nous contacter.